Volgens Artikel 374 Burgerlijk Wetboek Boek 2 worden op de balans voorzieningen opgenomen tegen naar hun aard duidelijk omschreven verplichtingen die op de balansdatum als waarschijnlijk of als vaststaand worden beschouwd, maar waarvan niet bekend is in welke omvang of wanneer zij zullen ontstaan. Tevens kunnen voorzieningen worden opgenomen tegen uitgaven die in een volgend boekjaar zullen worden gedaan, voor zover het doen van die uitgaven zijn oorsprong mede vindt voor het einde van het boekjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal boekjaren. 

Denk bij een voorziening aan debiteurenrisico waarbij bepaalde facturen niet worden voldaan of garantieverplichtingen waarbij onvoorziene reparaties kunnen optreden aan producten die klanten hebben afgenomen. Het gaat bijvoorbeeld om claims van derden waarvan de omvang nog niet geheel is in te schatten. In de boekhouding wordt dan alvast een voorziening opgenomen om dergelijke toekomstige uitgaven te dekken. Wat betreft de gelijkmatige verdeling van kosten kan als voorbeeld de kosten van groot onderhoud aan een gebouw genoemd worden, zoals schilderwerk dat bijvoorbeeld om de 5 of 10 jaar plaatsvindt.  

Raad voor de Jaarverslaggeving (RJ)
De RJ meldt in haar richtljnen voor de jaarverslaggeving (hoofdstuk 252 "Voorzieningen") een nadere onderverdeling van voorzieningen.
genoemd worden:

1. Pensioenvoorzieningen; hiervoor verwijst de RJ in genoemde richtlijnen naar hoofdstuk 271 "Personeelsbeloningen" voor een verdere toelichting. Zie hoofdstuk 271 onder 311 "Ondernemingspensioen- en bedrijfstakpensioenregeling".
    
2. Vervroegde uittreding van personen; hiervoor verwijst de RJ eveneens naar hoofdstuk 271 "Personeelsbeloningen". 
   Waarom de RJ hier alleen spreekt van "Vervroegde uittreden van personen" en niet over voorzieningen van personeelsbeloningen in het algemeen, waaronder bijvoorbeeld ook een voorziening voor jubileumuitkeringen, is ons niet duidelijk.
   Wel wordt door de RJ genoemd (271.1 105) "Een op de balans op te nemen verplichting uit hoofde van personeelsbeloningen wordt opgenomen onder de schulden of als voorziening afhankelijk van de aard van de verplichting". Hier wordt verder geen voorbeeld gegeven.
   
   Verderop "Referentie grootboekschema" komen enkele aparte voorzieningen m.b.t. personeelsbeloningen naar voren, zoals opgenomen in het RGS-schema.
   
   
3. Latente belastingen; hiervoor verwijst de RJ in genoemde richtlijnen naar hoofdstuk 272 "Belastingen naar winst".

Verder noemt de RJ in genoemd hoofdstuk 252 expliciet de volgende categorieën van voorzieningen:

1. Verlieslatende contracten;
2. Garantievoorzieningen;
3. Uit hoofde van claims, geschillen en rechtsgedingen;
4. Voor opruiming van aanwezige milieuvervuiling;
5. In verband met reorganisatie;
6. Herstelkosten; genoemd wordt ontmanteling en verwijdering van een actief en herstel van een terrein waarop dit actief zich bevindt.
7. Groot onderhoud;
8. Deelnemingen; hier wordt genoemd een mogelijke voorziening als de waarde van een deelneming volgens de vermogensmutatiemethode nihil is geworden.
9. Verwijderingsverplichtingen; als voorbeeld wordt genoemd de verplichting consumentenafval van elektronische apparatuur.
10. Overheidsheffingen. Hier wordt genoemd een heffingsgrondslag die gebaseerd is op het verleden, terwijl de heffing verschuldigd is in een latere verslagperiode. Een voorbeeld is niet gegeven. 

Voorzieningen versus fiscale (kosten)egalisatiereserve
Voor een beperkt aantal posten kennen we ook de fiscale egalisatiereserve die wordt gevormd voor kosten en lasten van de bedrijfsuitoefening in dit boekjaar, die pas in de toekomst tot een piek in de uitgaven leiden.  

Onderstaand hebben we verschillen tussen de egalisatiereserve en voorzieningen in kaart gebracht: 

• Voorzieningen staan apart op de balans onder de passiva en kunnen gezien worden als vreemd vermogen. 
  
  Egalisatiereserves staan op de balans als onderdeel van fiscale reserves onder het eigen vermogen. 
  (Niet vrij uitkeerbaar). 
    
• Bij voorzieningen kan het ook gaan om kosten waarvan de omvang nog niet geheel is in te schatten en wanneer de kosten zullen ontstaan. Zoals een eerder genoemde garantieverplichting.
  
  Bij een egalisatiereserve is een voorwaarde dat de kosten vooraf redelijkerwijs goed zijn in te schatten. 

Overlap
Hiervoor is genoemd dat voorzieningen opgenomen kunnen worden voor uitgaven die in een volgend boekjaar zullen worden gedaan, voor zover het doen van die uitgaven zijn oorsprong mede vindt voor het einde van het boekjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal boekjaren. 

Een egalisatiereserve wordt gevormd voor kosten en lasten van de bedrijfsuitoefening in dit boekjaar, die pas in de toekomst tot een piek in de uitgaven leiden. 

Volgens ons kan daarmee het eerder genoemde schilderwerk aan een gebouw, dat plaatsvindt om de 5 of 10 jaar, vallen onder zowel een voorziening als egalisatiereserve.

Zie ook de Wiki RGS en Fiscale reserve, waaronder de egalisatiereserve. 
    

Referentie grootboekschema

In RGS zijn de volgende codes aanwezig m.b.t. voorzieningen:
(RJ: voorziening genoemd door de Raad voor de jaarverslaggeving, zie hiervoor).

Boekingen

Voorziening groot onderhoud

Als voorbeeld van voorziening voor groot onderhoud kiezen we voor een machine waarvan belangrijke onderdelen vervangen moeten worden als gevolg van slijtage door gebruik. Dat laatste valt toe te rekenen aan de periode waarover de voorziening wordt gevormd. Er is tevens een redelijke mate van zekerheid dat vervanging zal plaatsvinden. 

Stel dat sprake is van een machine waarvan de kosten voor slijtage geschat worden op 2 euro per draaiuur. En dat de machine afgelopen jaar 1.200 draaiuren geeft gehad. De voorziening wordt dan gesteld op (1.200 maal 2) 2.400 euro voor het betreffende jaar. Dit leidt dan tot de volgende boeking:

Werkelijke kosten

De werkelijke kosten van het groot onderhoud worden vervolgens geboekt ten laste van de rekening "Voorziening voor groot onderhoud".

Een eventueel saldo op deze laatste rekening wordt dan weggeboekt op:
- Vrijval voorziening groot onderhoud machines; als de werkelijke kosten lager zijn.
- Dotatie voorziening groot onderhoud machines; als de werkelijke kosten hoger zijn.  

Stel dat de werkelijke kosten voor groot onderhoud na 3 jaar 7.000 euro (excl. BTW) bedraagt. En dat daarvoor een inkoopfactuur is ontvangen. De voorziening die tot dan is opgebouwd bedraagt (3 maal 2.400) 7.200 euro.

De boeking op basis van RGS-codes luidt dan:

 Aandachtspunten

1. Zie de in rood aangegeven punten in de eerder genoemde tabel met voorzieningen en RGS codes.
    .