Als een uitgaande factuur niet tijdig wordt voldaan door een afnemer (organisatie of particulier) dan wordt in de regel;een betalingsherinnering of eerste aanmaning gezonden. Er kan vanaf dat moment ook wettelijke rente in rekening gebracht worden (mits contractueel niet anders overeengekomen), hetgeen meestal het geval is bij een tweede of volgende aanmaning. 

Naast wettelijke rente over het openstaande (factuur)bedrag kan ook sprake zijn van incassokosten. Deze incassokosten zijn aan een maximum gebonden, afhankelijk van het bedrag van een openstaande rekening. Er geldt ook een minimumbedrag voor incassokosten. De schuldeiser mag dit bedrag altijd vragen. Zie de website van de Rijksoverheid voor de hoogte van de incassokosten die gerekend mogen worden.

Stel dat voor een openstaande factuur (van bijvoorbeeld 250 euro) 10 euro wettelijke rentekosten. Op basis van RGS kan dan geboekt worden:

Een andere optie is de in rekening gebrachte rentekosten pas te boeken als deze daadwerkelijk is ontvangen. 
Ook kunnen incassokosten in rekening gebracht worden. Geadviseerd wordt dit alleen zelf te doen als de openstaande vordering niet wordt uitbesteed aan een incassobureau. Betreffende incassokosten kunnen volgens ons maar éénmaal in rekening gebracht worden bij de debiteur c.q. schuldenaar.  

Via incassobureau
Ook bij het uitbesteden van een invordering via een incassobureau zal sprake zijn van het vorderen van wettelijke rente en genoemde incassokosten bij de klant c.q. debiteur.

Btw
Een incassobureau kan ook btw berekenen over incassokosten, maar dat mag alleen als de schuldeiser zelf niet btw-plichtig is. In dat laatste geval betaalt de opdrachtgever de btw die dan in rekening wordt gebruik via de afrekening van het incassobureau..

Het uitbesteden van een openstaande vordering aan een incassobureau leidt tot een boeking als een afrekening van het incassobureau is ontvangen. Zowel als een openstaande vordering (al dan niet deels wordt verhaald) als bij het niet verhalen bij de openstaande vordering. Als een 'no cure - no pay' afspraak is gemaakt met het incassobureau dan zal bij het niet verhalen van de openstaande vordering deze laatste afgeboekt worden als 'oninbaar'.

Stel dat van een openstaande initiële vordering van 1.210 euro (inclusief BTW) de volgende eindafrekening van een incassobureau is ontvangen:

Op basis van RGS leidt dit dan tot de volgende boeking (via het inkoopboek):

Als incassokosten door het incassobureau of deurwaarder in rekening worden gebracht aan de opdrachtgever kunnen die geboekt worden op de rekening WBedVkkInc (45640) "Incassokosten a.g.v. verkoopactiviteiten".

Het restant van de openstaande factuur (1.210 -/- 968) bedraagt 242 euro, waarvan 42 euro aan btw.
Dit kan als oninbare vordering afgeboekt worden, waarbij de btw verrekend kan worden.
  

Incassokosten verschuldigd

Stel dan een ondernemer zelf incassokosten verschuldigd is, al dan aan via een incassobureau. Dan worden deze incassokosten ook opgenomen in de boekhouding. Dit kan dan bestaan uit rentekosten en incassokosten (naast de initiële openstaande vordering).

Hiervoor kan de rekening WBedKanOka (46170) "Overige kantoorkosten" gebruikt worden.

Een alternatief is de rekening WBedKanInc (46145) "Incassokosten a.g.v. kantooractiviteiten". Die rekening raden we alleen aan als vaker sprake is van zelf verschuldigde incassokosten.  

Zie ook:

• Wiki RGS en Debiteuren oninbare facturen en dubieus boeken;