Standaard RGS kent naast de unieke RGS-codes, die bestaan uit letters (met soms een aanvulling van cijfers om een reeks aan te duiden), ook het grootboek referentienummer dat is opgebouwd uit cijfers. Zo zijn er voor de rekening "Debiteuren" de volgende coderingen:
- RGS-code: BVorDebHad.
- RGS-referentienummer: 1101010 (7-posities). Dit nummer blijkt echter niet consequent bijhouden en is daardoor niet geschikt om te gebruiken als decimaal rekeningschema..

Daarom is er vanuit RGS MKB het RGS-(grootboek)rekeningnummer geïntroduceerd voor alle standaard RGS-codes t/m niveau 4.
Voor de rekening "Debiteuren" levert dit de volgende codering op:
- RGS-rekeningnummer: 13011. Dit is een uniek rekeningnummer, conform een decimaal rekeningschema.
 

Om te beginnen zijn er organisaties die naar volle tevredenheid werken met een eigen decimaal rekeningschema en de grootboekrekeningen daarvan gekoppeld hebben aan de corresponderende RGS-codes. In dat geval kun je RGS beschouwen als een koppelschema, niet meer en niet minder.

Door de aanwezigheid van het grootboek rekeningnummer in RGS MKB kun je er als organisatie ook voor kiezen om RGS direct in te zetten als decimaal rekeningschema. Boekhoudpakketten werken met een decimaal rekeningnummer en daar is RGS door het RGS-(grootboek)rekeningnummer prima op afgestemd. De enige voorwaarde is dat je gebruik maakt van standaard RGS-codes t/m niveau 4 (grootboekrekeningen).

Je neemt dan RGS over in je grootboekschema op basis van het RGS (grootboek)rekeningnummer (dus conform het decimaal rekeningschema). Rekeningen die je niet gaat gebruiken kun je weg laten, maar later natuurlijk eenvoudig toevoegen.

Dat kun je doen als je als organisatie:  

1. Net bent gestart en op zoek naar een passend decimaal rekeningschema. Ook als accountants- of administratiekantoor en natuurlijk als leverancier van boekhoudsoftware!
     
2. Toch niet zo tevreden bent over je huidige rekeningschema en een nieuwe start wilt maken.
      
3. Je ontzorgd wilt worden als het gaat om het onderhoud van een grootboekschema, ook als het gaat om bijvoorbeeld nieuwe  grootboekrekeningen als gevolg van nieuwe of gewijzigde wet- en regelgeving. 

Eigen rekeningen
Bij het gebruik van een standaard (decimaal) rekeningschema, zoals RGS MKB, kan het gewenst zijn om met aanvullende 'eigen' rekening te werken. We geven daarvoor een tweetal oplossingsalternatieven, te weten:

1. Ons rekeningschema bevat nog wat aanvullende rekeningen die niet aanwezig zijn in het RGS MKB rekeningschema. Ook in de toekomst wil ik graag de mogelijkheid behouden om 'eigen' rekeningen toe te voegen.
   
   Wiij denken dan met name aan accountants-, administratiekantoren met een centraal rekeningschema voor meerdere klanten en de grote(re) MKB organisaties met bijvoorbeeld branchespecifieke rekeningen.
   
   Oplossing
   Het RGS MKB is opgebouwd rondom een 5-cijferig decimaal rekeningschema. 
   Je kunt dan gebruik maken van een 6-cijferig rekeningschema dat geheel gebaseerd is op het 5-cijferig rekeningschema, echter aangevuld met een '0',
   
   Voorbeeld 1:
   De rekening 13011 "Debiteuren" neem je op als 130110.
   Stel dat je deze rekening wilt splitsen naar Debiteuren binnenland en Debiteuren buitenland. Dan kun je in het eigen grootboek apart opnemen:
   130111 Debiteuren binnenland
   130112 Debiteuren buitenland.
   Beide rekeningen verwijzen dan naar de standaard RGS code BVorDebHad.
   
   Voorbeeld 2:
   De rekening 45105 "Betaalde huur" (huisvestingskosten) neem je op als 451050.
   Stel dat je deze rekening  wilt splitsen naar Huur kantoorruimte, Huur bedrijfsruimte en Huur opslagruimte. Dan kun je in het eigen grootboek apart opnemen:
   451051 Betaalde huur kantoorruimte
   451052 Betaalde huur bedrijfsruimte
   451053 Betaalde huur opslagruimte 
   Al deze rekeningen verwijzen dan naar de standaard RGS code WBedHuiBeh.
   
   Het voordeel van deze werkwijze is dat het standaard 5-cijferig decimaal rekeningschema volledig intact blijft. Uitbreiding van het standaard decimaal rekeningschema heeft dan geen directe impact op de nummering van 'eigen' rekeningen.  
   
   
2. Ik heb nogal wat bedrijfseigen rekeningen voor extra inzicht in bijvoorbeeld kosten en opbrengsten? 
   
   Oplossing
   Een goed boekhoudpakket kan vandaag de dag prima omgaan met extra boekingsdimensies met op zijn minst kostenplaatsen. Daarmee kun je in de praktijk  grootboekrekeningen verbijzonderen naar bijvoorbeeld afdeling en product. En daarmee direct inzicht krijgen in kosten, opbrengst en resultaat per afdeling, product of andere indeling, zoals jij dat wilt zonder afbreuk te doen aan het standaard grootboek rekeningschema. Ook een goede subadministratie, zoals projecten, voorraad, inkoop, verkoop, service, etc. biedt in de regel gewenst inzicht in bedrijfsresultaten. 

Voordelen
Andere voordelen die samenhangen met het gebruik maken van RGS als bedrijfseigen standaard rekeningschema zijn:

1. Koppelen van je eigen rekeningschema is eenvoudig.
   

   Een leverancier van boekhoudsoftware zal in principe een koppeling maken naar RGS.
   Dat betekent dat je altijd met een eigen rekeningschema werkt, waarbij elke grootboekrekening verwijst naar de corresponderende RGS code. Als je RGS als basis gebruikt voor een grootboekschema heeft dat als voordeel dat de koppeling feitelijk 1 op 1 is en daarmee erg eenvoudig. Je hoeft dan zelf niet het wiel van een nieuw rekeningschema uit te vinden.

   Na overname kun je dan altijd nog 'eigen' rekeningen toevoegen en laten verwijzen naar een bestaande RGS code.

2. Je loopt niet het risico dat je rekeningen uit je eigen rekeningschema aan verkeerde RGS codes koppelt. Besef je hierbij dat een gemiddeld rekeningschema bestaat uit zo'n 200 rekeningen (bron: eerste openbare werkdocument RGS 2012), terwijl RGS op dit moment al uit meer dan 4.500 RGS-codes bestaat (niveau 4 én 5). Het risico van verkeerd koppelen is dan ook reëel aanwezig. 
   
   
3. Communicatie met andere organisaties over de boekhouding die gebruik maken van het zelfde RGS grootboek rekeningschema verloopt eenduidiger en daardoor efficiënter. Persoonlijk vind ik rekening 40105 eenvoudiger communiceren dan "WPerLesLon". Met ook nog eens onderscheid tussen hoofd- en kleine letters. Maar dat is nogmaals wel persoonlijk. Als je graag werkt met een codes als "WPerLesLon" dan moet je dat natuurlijk vooral doen.
   
   
4. Als je te maken hebt met een samenvoeging van bedrijven en bijvoorbeeld consolidatie kun je RGS voorschrijven als standaard decimaal rekeningschema. Dat voorkomt ook de discussie welk rekeningschema gekozen moet worden.  

Het RGS referentienummer:

Het RGS MKB Rekeningnummer is feitelijk een logisch alternatief voor het RGS referentienummer.

Al een paar jaar probeert de RGS beheergroep het RGS referentienummer te verwijderen uit RGS. Sinds RGS 3.0 (16 november 2017) valt te constateren dat het RGS referentienummer niet volledig en correct is bijgehouden door diezelfde beheergroep. Zie RGS Niet ready. Men heeft indertijd de nadruk gelegd op een nieuwe RGS sorteercode en dit als volgt omschreven: "RGS 3.0 krijgt een logische indeling conform het Besluit Modellen Jaarrekening (BMJ). Hiermee kan de softwareleverancier een logische tabel aan de gebruiker aanbieden, waarbij de volgorde van de RGS-codes gelijk is aan de volgorde van de jaarrekening posten." 
Zie voor bovenstaande het RGS versiebeheer van RGS 3.0. 

Inmiddels (medio 2021) is aangegeven dat het RGS referentienummer behouden blijft. De RGS beheergroep blijft echter van mening van het RGS referentienummer niet bedoeld is als decimaal rekeningnummer (zie reactie 29-07-2021). Met dat laatste zijn wij het niet eens. Temeer omdat voor de zzp'er, eenmanszaak, vof en maatschap het hiervoor genoemde BMJ niet van toepassing is.
Vandaar de oplossing door RGS MKB om een RGS-(grootboek)rekeningnummer te bieden, gebaseerd op een 5-cijferig decimaal rekeningschema.

Nog even een stukje historie over de RGS code versus het RGS referentienummer.

WPerLesLon
In plaats van de vertrouwde rekening 1000 (Kas) is binnen RGS de rekeningcode “BLimKasKas” gebruikt. Voor 1300 (debiteuren) kwam “BVorDebHad” in de plaats en voor 4100 (Loonkosten) werd “WPerLesLon” geïntroduceerd. Er werden dus groepjes van letters samengesteld om RGS-codes uniek te kunnen identificeren. Een rekeningschema uitdraaien op volgorde van deze RGS-codes levert niet echt een logische volgorde op, zoals we gewend zijn bij een decilmaal rekeningschema.

Door deze code is ook duidelijk dat niet bestaande decimale rekeningschema's model hebben gestaan voor het RGS, maar rapportagesoftware die al decennia werken met lettercodes. Het oorsponkelijke idee om XBRL-labels, eveneens bestaande uit lettercodes, op een eenvoudige manier te koppelen aan het grootboek bleek rond 2007 al te stranden bij het toemalige NTP initiatief (voorloper van SBR en RGS).

Dat laatste was trouwens de reden om in 2012 te komen tot de ontwikkeling van RGS. De toenmalige RGS gremia kozen echter, zoals hiervoor genoemd, bestaande modellen van rapportagesoftware als uitgangspunt met daarbij behorende lettercodes in plaats van een uniek decimaal rekeningnummer dat iedere boekhouder met de paplepel is ingegoten. In het eerder genoemde werkdococument over RGS uit 2012 wordt wel verwezen naar België en Portugal, waar ook gebruik wordt gemaakt van een decimaal rekeningschema.   

Als compromie werd uiteindelijk bereikt dat RGS naast iedere unieke referentiecode, opgebouwd uit groepjes van letters, ook werd voorzien van het RGS "Referentienummer", bestaande uit cijfers en geheel opgebouwd conform een decimaal rekeningschema. Met als enige restrictie dat het referentienummer in de toekomst zou kunnen wijzigen als dat echt noodzakelijk zou zijn.

Daarom nogmaals de oplossing door RGS MKB om een RGS-(grootboek)rekeningnummer te bieden, gebaseerd op een 5-cijferig decimaal rekeningschema.