Binnen een organisatie kunnen meerdere soorten van software aanwezig zijn. Zonder uitputtend te willen zijn noemen we de volgende situaties waarin sprake is van software: 1) Inbegrepen bij de aanschaf van een computer 2) Los aangeschafte software 3) Zelf ontwikkelde software voor eigen gebruik en 4) Zelf ontwikkelde software als te verkopen eindproduct. Voorgaande heeft betrekking op de afnemer van de software. We gaan ook kort in op de boekhoudkundige verwerking bij de leverancier van de software.
  

Boekhoudkundige verwerking gericht op de afnemer van software

Ad 1. Inbegrepen bij de aanschaf van een computer
Zoals een notebook waarop Windows al geïnstalleerd is als besturingssysteem. Het besturingssysteem maakt in dit geval feitelijk onderdeel uit van de aangeschafte computer en wordt niet apart opgenomen in de boekhouding.

Met het oog op investeringsregelingen kunnen soms meerdere kleine investeringen samen één bedrijfsmiddel vormen. De Belastingdienst noemt op haar website het volgende voorbeeld: “als u bijvoorbeeld voor uw onderneming een computer koopt van € 350 met een beeldscherm van € 150, een muis van  € 15 en een toetsenbord van € 25, vormt dit samen één bedrijfsmiddel van € 540”.

Voor de aanschaf van hardware (waaronder een computer) verwijzen we naar de Wiki RGS en Vaste activa en afschrijvingen in de boekhouding.

Ad 2. Los aangeschafte software
Zoals een office toepassing, boekhoudsoftware of een ERP-toepassing. In de praktijk is meestal sprake van een licentie, hetgeen wil zeggen dat de software eigendom blijft van de leverancier en de afnemer het gebruiksrecht verkrijgt.

Bij online software (die gebruikt wordt via internet) is standaard sprake van een abonnementsmodel.

Bij software die in één keer wordt afgenomen is sprake van vaste activa of kosten, e.e.a. afhankelijk van de aanschafwaarde. Zie de Wiki RGS en Vaste activa en afschrijvingen in de boekhouding.

Ad 3. Zelf ontwikkelde software voor eigen gebruik
Een bekend voorbeeld is een webwinkel voor eigen gebruik. Met als doel om online producten te verkopen.

In dit geval kan software onder bepaalde voorwaarden als een immaterieel actief in de balans opgenomen worden.

Zie voor verdere uitwerking Wiki RGS MKB Kosten van ontwikkeling in de boekhouding.

Ad 4. Zelf ontwikkelde software als te verkopen eindproduct
Zoals een factuur- of boekhoudprogramma.

Hiervoor geldt het zelfde als genoemde onder Ad 3. “Zelf ontwikkelde software voor eigen gebruik".
  

Boekingsvoorbeelden

1. Eenmalige aanschaf van softwarelicentie
Stel ERP-software voor een aanschafwaarde van € 20.000 excl. BTW. Op basis van een inkoopfactuur wordt dan geboekt:

Voor afschrijving en eventuele herwaardering wordt verwezen naar de Wiki RGS en Vaste activa en afschrijvingen in de boekhouding.
  

2. Aanschaf software via abonnementsmodel
Stel boekhoudsoftware voor € 50 per maand exclusief BTW. Iedere maand wordt dan geboekt op basis van een inkoopfactuur:

Als het gaat om periodieke of andere kosten voor een website kent RGS ook de volgende RGS-code om betreffende kosten te boeken: WBedVkkWeb (45670) Websitekosten.
  

Boekhoudkundige verwerking gericht op de producent van de software

Bij software gaat het om intellectueel eigendom van de producent. 
Software wordt via een licentie overeenkomst aangeboden aan afnemers.

Bij het toezeggen om een licentie te verlenen kan volgens de RJ (270.113) sprake zijn van de (licentie)verkoop van een goed of van een dienst.  

Als het gaat om een licentie voor het gebruik van software en de afnemer ontvangt periodiek updates van die software, dan is sprake van een dienst.

SAAS
Bij het aanbieden van software (als een licentie) om in de cloud te gebruiken op een door de leverancier beschikbaar gestelde hostingomgeving spreken we van Software as a Service (SAAS). Het gebruik van de software wordt dan ook beschouwd als een dienst (volgens RJ 270 Bijlage 1. De opbrengst wordt dan verantwoord naar rato van de verrichte prestaties. In de praktijk wordt software via het SAAS model periodiek gefactureerd en dan ook geboekt als omzet.

Maatwerksoftware
In dit geval wordt de opbrengst in beginsel verwerkt al naar gelang de voortgang van de werkzaamheden. Als de betaling afhankelijk is van de acceptatie van goed werkende software, en als acceptatie niet zeker is, wordt opbrengst pas verwerkt als waarschijnlijk is dat acceptatie zal plaatsvinden, aldus de RJ. Zie RJ 270 Bijlage 1 art 23).