Bijgewerkt 2025

Al dan niet vanuit de salarisadministratie kennen we standaard "Reiskostenvergoeding belast" en "Reiskostenvergoeding onbelast" onbelast. Hoe zit dat eigenlijk in RGS met het registreren van reiskostenvergoedingen en kan dat beter? Bijvoorbeeld via een boekingsdimensie in combinatie met de Werkkostenregeling (WKR).

Als een medewerker met een eigen vervoermiddel zakelijke kilometers maakt, waaronder ook woon- werkverkeer, wordt in de regel een vergoeding verstrekt door de werkgever. Denk aan de vergoeding van een OV-abonnement als gebruik wordt gemaakt van het openbaar vervoer of een kilometervergoeding als de medewerker per eigen fiets, scooter of bijvoorbeeld per auto reist.

Zo kennen we voor 2023 een vrijgestelde vergoeding van 21 cent per kilometer (in 2022 19 cent per kilometer) als een medewerker zakelijke kilomters maakt met eigen vervoer. En dat laatste hoeft niet persé een auto te zijn.
. 
Zeker als je met een eigen auto reist voor de werkgever is her maar de vraag of dit kostendekkend is. De werkgever mag ook een hogere vergoeding toekennen, maar die vergoeding is dan belast (voor de loonheffing). Die 21 cent is trouwens all-in, dus inclusief parkeerkosten. Ga je dus voor je werkgever met de auto naar een stad als Amsterdam, Rotterdam of Den Haag dan kunnen de parkeerkosten behoorlijk oplopen. Als de werkgever besluit om bijvoorbeeld naast de 21 cent per kilometer ook de parkeerkosten te vergoeden, dan zijn die parkeerkosten belast. Dat wordt dan veelal via de salarisadministratie verwerkt en komt via een loonjournaalpost dan als kosten in de boekhouding. 

Reiskosten kan (ook) ondergebracht worden onder "Auto- en transportkosten" en "Overige verkoopkosten". 
Attentiepunt is dat die reiskosten dan niet meetellen voor de genoemde kengetallen met betrekking tot personeel.

Punten ter behandeling:

1. Onder Overige verkoopkosten:
   - WBedVkkRev Reis- en verblijfkosten verkoop gerelateerde kosten (MKB);
   - WBedVkkKmz Kilometervergoeding zakelijke reizen; bijvoorbeeld voor zzp'er of privé auto medewerker in loondienst
   - WBedVkkKmw Kilometervergoeding woon-werkverkeer. idem.Dit leidt in elk geval tot de volgende vragen:
   
   Is het wel logisch om de beide rekeningen voor KM-vergoeding onder "Overige verkoopkosten" onder te brengen. Temeer daar de rekening "Reis- en verblijfkosten" daar ook al aanwezig is. Wat ons betreft kan de rekening  WBedVkkKmw "Kilometervergoeding woon-werkverkeer" vervallen. Rekening is niet in gebruik bij RGS MKB.*
     
2. Onder de Werkkostenregeling:
   Alleen op mutatieniveau 5 van RGS (waar binnen RGS MKB geen gebruik van wordt gemaakt).
   - WBedWkrWkfVrh Vergoeding reiskosten voorzover boven € 0,19 per kilometer
   - WBedWkrWkgVro Vergoeding reiskosten (tot € 0,19) per kilometer. 
   Een percentage opnemen in de naam van een RGS-code lijkt ons niet handig (temeer daar de 19 cent nu ook nog eens is achterhaald). 
   Vanuit RGS MKB zien we de werkkostenregeling bij voorkeur als extra boekingsdimensie en niet opgenomen onder RGS rubriek 5 met 130 rekeningcodes. Je bent dan ook de aansluiting kwijt met de oorspronkelijke kostenrekening (zoals reiskosten).