Boekhoudplaza.nl

Begrippen > Eigen rekeningen

Bij het gebruik van een standaard (decimaal) rekeningschema, zoals RGS MKB, kan het gewenst zijn om met aanvullende 'eigen rekeningen' te werken. Je maakt dan gebruik van een 6-cijferig rekeningschema, waarbij de laatste positie is bestemd voor 'eigen rekeningen'.

Nadere toelichting:

Bijvoorbeeld:

  1. Als een rekeningschema aanvullende rekeningen bevat die niet aanwezig zijn in het standaard rekeningschema.
    Bijvoorbeeld een verbijzondering van de rekening WBedVkkRea (45601) "Reclame- en advertentiekosten" naar sociale media, zoals:
    456011 "Advertentiekosten Google";
    456012 "Advertentiekosten X".
    De standaard rekening is dan 456010.
      
  2. Om in de toekomst de mogelijkheid te behouden om 'eigen rekeningen' toe te voegen. Zo blijf je flexibel.

Het voordeel van deze werkwijze is dat het standaard 5-cijferig decimaal rekeningschema volledig intact blijft. Uitbreiding van het standaard decimaal rekeningschema heeft dan geen directe impact op de nummering van 'eigen rekeningen'. 
Zie uitwerking 'eigen rekening' bij RGS MKB als decimaal rekeningschema gebruiken binnen je eigen organisatie.

WIKI's over [ Eigen rekeningen ]
Advocatuur en boekhouden met RGS

Advocatenkantoren vallen onder de dienstverlenende sector, met enkele speciale aspecten als het gaat om de boekhouding. Dat laatste is inherrent aan de dienstverlening door een advocatenkantoor en de daarbij betrokken partijen.  

RGS MKB als decimaal rekeningschema gebruiken binnen je eigen organisatie

Standaard RGS kent naast de unieke RGS-codes, die bestaan uit letters (met soms een aanvulling van cijfers om een reeks aan te duiden), ook het grootboek referentienummer dat is opgebouwd uit cijfers. Zo zijn er voor de rekening "Debiteuren" de volgende coderingen:
- RGS-code: BVorDebHad.
- RGS-referentienummer: 1101010 (7-posities). Dit nummer blijkt echter niet consequent bijhouden en is daardoor niet geschikt om te gebruiken als decimaal rekeningschema.

Daarom is er vanuit RGS MKB het RGS-(grootboek)rekeningnummer geïntroduceerd voor alle standaard RGS-codes t/m niveau 4.
Voor de rekening "Debiteuren" levert dit de volgende codering op:
- RGS-rekeningnummer: 13011. Dit is een uniek rekeningnummer, conform een decimaal rekeningschema. 

Als aanvullend gewerkt wordt met de aanbevolen 'eigen rekeningen' (zie verderop) is het rekeningnummer 130110.
Oftewel aangevuld met een '0' en dus ruimte voor 9 eigen rekeningen (13011x) per standaard rekeningnummer.

RGS MKB in de boekhouding algemeen

Hoe RGS opgenomen wordt in de boekhouding is voor een deel afhankelijk van de mogelijkheden die aanwezige boekhoudsoftware biedt. We zetten enkele alternatieven op een rij.

Verschotten in de boekhouding

Verschotten zijn extra bedragen (van derden) die voorgeschoten worden door een opdrachtgever. Een bekend voorbeeld zijn griffiekosten voor de rechtbank die een advocaat voorschiet voor een cliënt. Boekhoudkundig behoren verschotten niet tot de omzet en worden in de administratie geadministrateeerd op de balans via een (tussen)rekening "Verschotten".

Waaruit bestaat het RGS MKB schema

Voor de doelstelling van RGS MKB verwijzen we naar RGS MKB Algemeen
RGS MKB bestaat enerzijds uit een selectie, c.q. subset, van het standaard RGS. Aangevuld met eigenschappen om het gebruik te optimaliseren. Beide gaan we hierna verder op in.

RGS openstaand en opgelost over [ Eigen rekeningen ]
Rekening Verschotten ontbreekt in standaard RGS (25-05-2025)
Bij de uitwerking van RGS MKB voor de advocatuur kwamen we er achter dat de (tussen)rekening "Verschotten" ontbreekt in standaard SBR RGS. Wij adviseren die rekening standaard op te nemen. Via 'eigen rekeningen' kan die rekening dan desgewenst verbijzonderd worden, zoals binnen de advocatuur naar leges, griffiekosten en KvK uittreksels. Dat laatste is aan de boekhouder zelf.