Kapperszaken en schoonheidssalons hebben als kenmerk dat omzet wordt behaald uit behandelingen en, in mindere mate, de verkoop van losse producten. In deze branches is de omzet per stoel (behandelplaatsen) en medewerker belangrijk.

Software voor Kappers en schoonheidssalons 
Naast de boekhouding is er voor kappers en schoonheidssalons sprake van specifieke software (veelal aangeduid als 'salonsoftware') met functies als:

• Agenda en afspraken; rekening houdend met meerdere medewerkers en tijden waarop afspraken gemaakt kunnen worden.
  Met koppeling naar online reserveringen, waarbij de afspraken automatisch gepland worden.
    
• Klantenbeheer; met onder andere contactgegevens en uitgevoerde behandelingen. Tot aan het automatisch herinneren van klanten voor een volgende afspraak of deze zelfs automatisch laten inplannen.
   
• Kassasysteem voor afrekenen; steeds meer wordt gewerkt met online kassasystemen die afgestemd zijn op het gebruik via een webbrowser. En zelfs voor gebruik op een smartphone. Met koppeling van een pinapparaat. Pinapparaten en pinafhandeling wordt veelal via een derde partij geregeld. Ook kan sprake zijn van een Idealkoppeling via een derde partij. Denk bij dit laatste aan online vooraf of juist achteraf betalen.

Uitgebreidere systemen voor kappers en schoonheidssalons bieden ook de mogelijkheid voor:

• Abonnementen registreren;
• Cadeaukaarten (eigen of van derden) afhandelen;
• Voorraadbeheer van salonproducten;
• Rapportages naar meerdere gezichtspunten. zoals omzet per medewerker en per stoel.

Het aantal softwarepakketten voor kappers en schoonheidssalons is best omvangrijk te noemen.

Een belangrijk aandachtspunt in relatie tot de boekhouding is de aanwezigheid van boekhoudfuncties of een goede integratie met bestaande boekhoudsoftware. Denk hierbij aan de kassaverkopen, verkopen op rekening via een factuur en inkopen. In het ideale geval is salonsoftware en boekhoudsoftware automatisch aan elkaar gekoppeld. Het is natuurlijk verre van handig als je kasstaten handmatig moet overnemen in je boekhoudsoftware.

Boekhouding
RGS MKB kan een handig (hulp)middel zijn om in elk geval te werken met een standaard rekeningschema voor kappers en schoonheidssalons.

Maar net als bij veel andere branches, denk aan de horeca en detailhandel, zijn er voor de boekhouding van kapperszaken en schoonheidssalons een aantal specifieke aspecten waarmee rekening gehouden dient te worden. 

We noemen de volgende boekhoud aspecten voor kappers en schoonheidssalons, die deels hiervoor al aan de orde zijn geweest:

• Opbrengst van behandelingen en verkoop van losse producten. Naast aparte software zijn er ook accountants- en administratiekantoren die gespecialiseerd zijn in kappers en schoonheidssalons. 
  
  Voor het grootboek kan voor de opbrengst van een kapper en schoonheidssalon aansluiting gezocht worden bij standaard rekeningen die beschikbaar zijn via RGS MKB. We noemen dan specifiek:
   
  
  • Voor opbrengst van behandelingen (knippen, kleuren, etc.) de grootboekrekeningen binnen de RGS groep "Opbrengsten uit het verlenen van diensten".  
    
    Desgewenst kan via 'eigen rekeningen' de opbrengst nog verbijzonderd worden. Als betreffend boekhoudpakket beschikt over meerdere boekingsdimensies dan adviseren we daar gebruik van te maken als verbijzondering van de omzet gewenst is.
      
  • Voor verkoop van losse salon producten de grootboekrekeningen binnen de RGS groep "Opbrengsten uit het leveren van handelsgoederen". 
    
    Voor de voorraad van losse producten kan gewerkt worden met de rekening Voorraad handelsgoederen.
    (als sprake is van een zekere omvang).

• Online betalingen boeken: hiervoor zijn pinbetalingen aan de orde geweest, waarbij meestal een derde partij betrokken is. We hebben het dan over een Payment Service Provider (PSP). Een specifiek aandachtspunt is de verwerking van de betalingen via een PSP in de boekhouding. Hier wordt ook bedoeld de afhandelingskosten (veelal per transactie) die een PSP in rekening brengt.
    
• Alle overige financiële boekingen die bij een kapper en schoonheidssalon kunnen voorkomen. Denk hierbij specifiek aan:
  
  • Personeelskosten als sprake is van een transportbedrijf met personeel; er is dan sprake van een loon- en salarisadministratie als sprake is van 'eigen personeel. Denk ook aan overige personeelskosten, zoals ingehuurde zzp'ers.
  • Afschrijvingskosten; gericht op de inventaris van de salon. Denk aan speciale stoelen.
  • Huisvestingskosten; zoals de huur van de salon, servicekosten en energieverbruik.
  • Verzekeringskosten; denk aan een aansprakelijkheidsverzekering.
  • Verkoopkosten; zoals reclamekosten en website kosten. 
  • Overige kantoorkosten; zoals telefoonkosten en contributies. 

Belastingdienst en Btw
Kappersdiensten worden apart door de Belastingdienst genoemd als het gaat om Btw tarieven. 
Er wordt voor de Btw onderscheid gemaakt tussens een kappersbehandeling (haar knippen) en schoonheidsbehandelingen.
Voor de geldende regelgeving van btw op dit moment wordt verwezen naar de Belastingdienst. 
  

RGS

Al eerder hebben we de volgende standaard RGS rekeningen genoemd die volgens ons prima door kappers en schoonheidssalons  gebruikt kunnen worden:

• Opbrengsten uit het verlenen van diensten;
• Kostenrekeningen die in rubriek 4 van RGS MKB zijn ondergebracht;
• Voor de BTW voldoet het standaard RGS MKB rekeningschema met af te dragen btw (over omzet) en te verrekenen btw (over inkoop/kosten).

Tel hierbij op de vele andere standaard rekeningen in het RGS MKB decimaal rekeningschema.

Branchegericht voor kappers en schoonheidssalons
Om te beginnen kan iedere salon bepaalde rekeningen verbijzonderen. Binnen RGS MKB kan dit op rekeningniveau via de 'eigen rekeningen'. 

Mochten er specifieke rekeningen voor kappers en schoonheidssalons zijn gewenst in RGS MKB dan horen we dat graag, voorzien van een of meer boekingsvoorbeelden. Zo nodig wordt dan gewerkt met specifeke brancherekeningen voor kappers en schoonheidssalons.