De reden dat naast de referentiecode wordt gewerkt met een referentie(grootboek)nummer is gelegen in het feit dan we al decennia lang werken met een decimaal rekeningschema. En daarmee zijn we in Nederland natuurlijk niet uniek. Bij de opzet van een nieuw rekeningschema voor een administratie ligt het voor de hand om uit te gaan van een decimaal rekeningschema.

De decimale rekeningstructuur (decimaal rekeningschema) is binnen RGS als volgt opgebouwd via het Referentienummer:
- Positie 1 en 2 voor de hoofdrubriek (01 – 99); bijv. “10 Liquide middelen”.
- Positie 3 en 4 voor de rubriek (01 – 99); bijv. “1001 Kasmiddelen”.
- Positie 5 en 6 voor de grootboekrekening (01 – 99); bijv. “100101 Grootboekrekening Kas”.
- Positie 7 als extensiecode (0 – 9). Extensies komen apart aan de orde.

Mutaties worden eveneens genummerd van 01 – 99, maar worden in het referentienummer achter de “.” gezet.

Dit laatste zou aansluiten bij de systematiek van verschillende rapportgeneratoren die splitscodes eveneens op die manier achter de punt zetten. 

Hoofdrubrieken en rubrieken worden achter hun nummer voorzien van nullen zodat alle nummers uit zeven posities bestaan.

Afgeweken
Dit laatste is voor de hoofdrubrieken niet opgevolgd in het standaard RGS schema. Waardoor de sortering volgens het Referentienummer niet goed werkt. 
Zie RGS schema t/m niveau 3.

Opmerkelijk

Bovenstaande wijkt af van de documentatie "Beschrijving velddefinities RGS" volgens de website Referentiegrootboekschema.nl. Op deze laatste website staat het volgende:

"positie 7 en 8 voor de mutatie binnen de grootboekrekening: hierbinnen kan ook verder worden doorgenummerd als voor mutaties verschillende transactiesoorten moeten worden onderscheiden;
positie 9 voor de extensiecode van de grootboekrekening."

Bij uitbreiding van RGS kan het referentiegrootboeknummer aangepast worden (bijvoorbeeld bij het invoegen van nieuwe grootboekrekeningen). Door dit laatste is het gebruik van de referentiecode altijd nodig voor een toekomstbestendige koppeling tussen een rekeningschema binnen een administratie en het RGS. 

Let op:
“In praktijk was het RGS referentienummer in het RGS schema opgenomen om een logische volgorde te bewerkstelligen. De RGS code zelf heeft door zijn opbouw (BMvaTer = b.v. Terreinen) geen structuur om dit te realiseren.

De beheergroep beseft zich echter terdege dat in de praktijk men het referentienummer wel is gaan gebruiken als een rekeningschema.

Daarom is ervoor gekozen de oude referentienummers geen geweld aan te doen en deze zoveel als mogelijk overeind te houden. Nieuwe codes met hun referentienummers zijn zoveel mogelijk binnen de structuur ingepast.

Wel dient vermeld te worden dat het referentienummer vanaf RGS3.0 niet meer het karakter van sorteeritem in zich heeft. Hiervoor is het nieuwe element “sortering” opgenomen”.
Bron: RGS beheergroep.