Boekhoudplaza.nl

Wiki RGS in de boekhouding

Wiki RGS in de boekhouding > RGS in de boekhouding soorten van boekingen

RGS en Autokosten in de boekhouding

Voor het boeken van autokosten zijn een uitgebreid aantal RGS-codes aanwezig. Wij hebben de volgende onderverdeling gemaakt:

  1. De aanschaf van een auto;
  2. Autokosten; 
  3. Overig.
      

Ad. 1. De aanschaf van een auto;

Hierbij gaat we er vanuit dat de auto door de onderneming wordt aangeschaft. Hieronder beschouwen we ook een auto die is gefinancierd op basis van financial lease. De tegenhanger van financial lease is operational lease en behandelen we bij ad. 2. "Autokosten". 

We boeken de aanschaf als een gewone inkoopfactuur.
Bijvoorbeeld de aanschaf van een elektrische bestelauto met een aanschafwaarde van 25.000 euro excl. BTW. 

De boeking op basis van RGS-codes luidt dan:

RGS-code / nummer Naam Debet Credit
BMvaTevVvp (0213010) Automobielen en overige transportmiddelen 25.000,00  
BVorVbkTvo (1102010) Terug te vorderen omzetbelasting    5.250,00  
BSchCreHac (1203010) Crediteuren   30.250,00

Toelichting:

 

Ad. 2. Autokosten

De afschrijvingskosten van een auto worden binnen RGS geboekt onder de aparte kostenrubriek "Afschrijvingen op materiële vaste activa". Onder "Autokosten" worden geboekt:

  1. Brandstofkosten auto's; WBedAutBra (4204010).
    Elektriciteit, benzine, gas, e.d., afgerekend via:
    - Kassabonnen van het tankstation. 
    - Periodieke afrekening via een tankpas.

  2. Reparatie en onderhoud auto's; WBedAutRoa (4204020).
    Afgerekend via:
    - Inkoopfacturen van het garagebedrijf.

  3. Assurantiepremie auto's; WBedAutAsa (4204030).
    Verzekeringspremie afgerekend via:
    - Inkoopfacturen van de assurantiemaatschappiji of -tussenpersoon.

    Als de premie vooruit of achteraf wordt betaald over meerdere boekingsperiodes dan kunnen transitorische posten een rol spelen als op elk gewenst moment inzicht is gewenst in de winst- en verliesrekening (en dus het financiële resultaat van de onderneming).

  4. Motorrijtuigenbelasting auto's; WBedAutMot (4204040).
    Afgerekend via:
    - Aanslag Belastingdienst. 
      a. Via automatische incasso waarbij deze rekening wordt geboekt via het bankafschrift waarop de afschrijving staat.
      b. Door de aanslag als inkoopfactuur te boeken.

    Voor grotere organisaties:
    Als met een permance per periode (maand) wordt gewerkt en de aanslag is per 3 maanden kunnen transitorische posten nog een rol spelen.

  5. Operational leasing auto's; WBedAutOpa (4204050).
    In dit geval is sprake van een (inkoop)factuur per periode. 
    Zaken als reparatie, onderhoud, assurantie en motorrijtuigenbelasting spelen dan geen rol.
    Zie de Wiki RGS en Leasing, financial- en operational lease in de boekhouding.

  6. Bijdrage werknemers leaseregeling; WBedAutBwl (4204060). 
    De bijdrage c.q. vergoeding door een werknemer die privé gebruik maakt van een auto van de zaak wordt geboekt als dekking (in mindering) op de autokosten. In feite is sprake van dekking van de operational leaekosten.

    Afgerekend als inhouding via de salarisadministratie en via de loonjournaalpost geboekt op deze rekening.
     
  7. Privé-gebruik auto's; WBedAutPga (4204070). 
    Net als hiervoor genoemd wordt de bijdrage c.q. vergoeding door een werknemer die privé gebruik maakt van een auto van de zaak geboekt als dekking (in mindering) op de autokosten.

    Afgerekend als inhouding via de salarisadministratie en via de loonjournaalpost geboekt op deze rekening.
     
  8. BTW op privé-gebruik auto's; WBedAutBop (4204080).
    Als een zakelijk auto ook privé wordt gebruikt, moet voor het privégebruik btw betaald worden. Hierbij geldt ook woon-werkverkeer voor de btw als privégebruik.
     
    Er kan administratief op twee manieren met privé gebruik van een auto van de zaak omgegaan worden, te weten:
    a) Door het bijhouden van privégebruik in een kilometeradministratie. Met behulp van deze kilometeradministratie wordt dan berekend wat de verhouding is tussen zakelijk gebruik en privégebruik. 
    b) De btw die betaald moet worden voor het privégebruik wordt vastgesteld via een vast percentage van de catalogusprijs van de auto, inclusief btw en bpm.

    Afgerekend via:
    - De laatste btw-aangifte van het boekjaar.

    Op de website van de Belastingdienst is uitgebreide informatie te vinden over "Btw aftrekken over privégebruik auto van de zaak".
     
  9. Huur auto's; WBedAutHua (4204090)
    Het huren van een auto voor zakelijk gebruik wordt geboekt via een inkoopfactuur van een verhuurbedrijf. 

  10. Kilometervergoeding; WBedAutKil (4204100)
    Dit is een kilomervergoeding die wordt betaald. In de regel aan een werknemer die zakelijke kilometers rijdt met een privé auto.
    Het uitkeren van een kilometervergoeding is gebonden aan wet- en regelgeving

    Aandachtspunt:
    Er zijn meerdere RGS-codes voorhanden om kosten op te boeken voor het verstrekken van een kilometervergoeding, te weten:
    - Onder verkoopkosten;
    - Onder de werkkostenregeling;
    - En dus onder autokosten.  

  11. Boetes en bekeuringen; WBedAutBeb (4204110)
    Boetes en bekeuringen zijn fiscaal niet aftrekbaar. 
    In geval van een eenmanszaak (zzp, vof) adviseren we verkeersboetes direct privé te voldoen en buiten de administratie te houden. De reden is dat er dan achteraf geen correcties in de boekhouding opgenomen hoeven worden.

  12. Overige belastingen inzake auto's; WBedAutObv (4204120)
    Hiervoor verwijzen we naar het thema "Auto en vervoer" op de website van de Belastingdienst. 

  13. Dotatie reserve assurantie eigen risico auto's; WBedAutDrv (4204130)
    Niet meer van toepassing.

  14. Vrijval reserve assurantie eigen risico auto's; WBedAutVrv (4204140)
    Niet meer van toepassing.

  15. Dotatie kostenegalisatiereserve groot onderhoud auto's; WBedAutDkv (4204150)
    Zie website belastingdienst voor een toelichting.

  16. Vrijval kostenegalisatiereserve groot onderhoud auto's; (C)WBedAutVkv (4204160)
    Zie website belastingdienst voor een toelichting.

  17. Dotatie voorziening groot onderhoud auto's; WBedAutDvv (4204170)
    Stel dat sprake is van een eigen vrachtwagen en dat om de 3 jaar groot onderhoud nodig is. Dan kunnen de kosten daarvoor, via een voorziening, gelijk verdeeld worden over meerdere jaren. Per jaar (of periode binnen een jaar) worden de kosten dan op deze rekening geboekt.

  18. Vrijval voorziening groot onderhoud auto's; WBedAutVoa (4204180) 
    Als blijkt dat er uiteindelijk meer is voorzien dan nodig blijkt voor het daadwerkelijk onderhoud. Dan wordt de vrijval van die voorziening op deze rekening geboekt (gecrediteerd).

  19. Parkeerkosten auto's; WBedAutPar (4204190)
    Via een parkeerabonnement of bonnen voor incidenteel parkeren. 

    Aandachtspunt:
    Als sprake is van een kilometervergoeding voor zakelijke ritten in een privé auto is het niet toegestaan om ook nog afzonderlijk parkeerbonnen te declareren. Zie website Belastingdienst "Gebruik privévervoermiddel".

  20. Overige autokosten; WBedAutOak (4204200)
    Kort gezegd betreft dit alle zakelijke autokosten die niet onder een van de catorieën hieronder vallen. 

  21. Doorberekende autokosten; WBedAutDau (4204990)
    Deze rekening wordt geboekt (gecrediteerd, dus kostenverlagend) als autokosten doorberekend worden. 
    Doorberekenen van autokosten kan zowel intern als extern plaatsvinden. 

    Intern kunnen autokosten doorbelast worden, via bijvoorbeeld kostenplaatsen, aan andere afdelingen of ten laste komen van een project of product. 

    Extern kunnen autokosten bijvoorbeeld doorbelast worden aan een klant via een service opdracht op locatie bij de klant. 

    Aanbevolen:
    - Wiki boekhoudsoftware Kostenplaatsen en analytische boekhouding.

Ad. 3. Overig

Hier brengen we de volgende zaken even onder de aandacht:


Deze WIKI RGS is continu in ontwikkeling.

Suggesties en meewerken aan de ontwikkeling van deze WIKI is van harte welkom.

Om een compleet beeld te krijgen, zie ook:

RGS Niet Ready
Openstaande punten RGS.