De personeelsvereniging is bedoeld om uitgaven van bijvoorbeeld bedrijfsuitjes, personeelsfeesten, etc. onbelast te vergoeden. Er vindt in de regel een bijdrage plaats door zowel de werknemer als de werkgever. Voor zover we kunnen nagaan wordt onder personeelsvereniging hetzelfde verstaan als onder personeelsfonds. 

Voor zover we kunnen nagaan wordt onder personeelsvereniging hetzelfde verstaan als onder personeelsfonds.

Een werkgeversbijdrage aan een personeelsvereniging is in beginsel onbelast, mits voldoen wordt aan enkele voorwaarden, zoals:

1. De werkgever mag niet meer bijdragen aan een personeelsvereniging dan de werknemers.
2. Werknemers hebben geen recht op bepaalde uitkeringen of verstrekkingen door de personeelsvereniging.

De volgende boekingen kunnen plaatsvinden:
 

Bijdrage werknemer via het netto-loon

Stel € 5 per maand per werknemer.

Via de loonjournaalpost wordt deze bijdrage als volgt geboekt

Bijdrage werkgever

Stel dat sprake is van 25 personeelsleden en de werkgever € 175 per maand bijdraagt.
De bijdrage van de werkgever is dan te splitsen in: 

1. Max. vrijgestelde bijdrage € 125 (25 x € 5);
2. Het restant van € 50 dat van invloed is op de vrije ruimte van de werkkostenregeling.

De boeking hiervoor in de administratie luidt dan:

Bijdrage werkgever via vergoeding aan werknemer

We gaan er vanuit dat hetgeen betaald wordt vanuit het netto loon van de werknemer geheel vergoed wordt door de werkgever. Stel weer de eerder genoemde € 5 per maand. 

Via de loonjournaalpost wordt deze bijdrage als volgt geboekt:

Volledige casus RGS via de loon- en salarisadministratie

Naar de volledige casus RGS via de loon- en salarisadministratie.

Aandachtspunt
Het onbelast vergoeden van een bijdrage door een werkgever zal volgens ons in de praktijk vaker of minimaal even vaak voorkomen als het belast vergoeden van een bijdrage door een werkgever.

Voor het belast vergoeden van een bijdrage door een werkgever is de RGS code WBedOvpWbp “Werkgeversbijdrage personeelsvereniging, -fonds belast” op verzoek van RGS MKB opgenomen in het RGS 3.5 (einde 2022).

Openstaand:
Voor het onbelast vergoeden van een bijdrage door een werkgever is nog geen RGS code “Werkgeversbijdrage personeelsvereniging, -fonds vrijgesteld” op verzoek van RGS MKB opgenomen in het RGS 3.5 (einde 2022).