Volgens een Europese Richtlijn (2014/55/EU) moeten alle aanbestedende diensten in Europa vanaf eind 2018 e-facturen kunnen ontvangen en verwerken. Om een wirwar van afspraken en standaarden te voorkomen is opdracht gegeven aan de Committee for Standardisation (CEN) om te komen tot een Europese standaard voor e-factureren: de Europese kernfactuur.

Na anderhalf jaar hard werken is het resultaat van de CEN werkgroep TC434, die deze standaard heeft ontwikkeld, goedgekeurd. Daarmee is in principe het fundament gelegd voor eenduidige uitwisseling van e-facturen tussen leveranciers en overheden in Europa: EN 16931-1: Semantic data model of the core elements of an electronic invoice.

Gerard Bottemanne van onderzoeksbureau GBNED en initiatiefnemer van de UBL Ketentest heeft nu als eerste in Nederland een bestaande UBL voorbeeldfactuur van de UBL Ketentest omgebouwd naar de norm van de Europese kernfactuur EN 16931-1 (Referentiefactuur 20170102).

Hierbij is bewust gekozen voor een redelijk complexe factuur die zich onderscheid door:

• Meerdere BTW-percentages;
• Regelkorting;
• Factuurkorting;
• Factuurtoeslag;

De voorbeeldfactuur is zowel in UBL- als in PDF-formaat beschikbaar met een uitgebreide toelichting over de opbouw van de factuur.

Gerard Bottemanne, onderzoeksbureau GBNED:
“Het ombouwen van een bestaande UBL factuur naar de norm EN 16931-1 is best eenvoudig voor de Nederlandse leveranciers van boekhoud- en factuursoftware. Ook bij het automatisch boeken van een elektronisch ontvangen UBL-factuur verwacht ik geen grote problemen. Een aandachtspunt is weliswaar enkele specifiek Nederlandse factuurkenmerken, zoals kredietbeperking, betalingskorting en de margeregeling voor de BTW. Maar dat zijn uitzonderingen die met een beetje goeie wil zijn in te passen in overleg met de markt. Overigens houden nu ook niet alle softwareleveranciers rekening met deze uitzonderingen”.

Genoemde voorbeeldfactuur op basis van EN 16931-1 is op te vragen via de websites www.ublketentest.nl en www.ublready.nl. Beide websites moeten straks volledig gebaseerd zijn op UBL facturen met als uitgangspunt de nieuwe Europese norm. Waarbij bestaande informatie en met name voorbeelden een update ondergaan en vervangen worden. Iets dat begin 2018 gepland is afgerond te hebben, inclusief nieuwe voorbeeldfacturen van softwareleveranciers.