Qua rechtsvorm is bij musea veelal sprake van een of meerdere stichtingen. Bijvoorbeeld een stichting voor de exploitatie van het museum, een stichting voor de eigendom van de museumstukken en bijvoorbeeld een stichting voor 'vrienden van het museum'.

Belangrijke kenmerken van musea en tentoonstellingen is dat sprake is van collecties en bezoekers. Bij betaalde bezoekers is dan sprake van opbrengst door toegangsgelden, al dan niet via eigen abonnementen, de museumkaart of een andere regeling met een derde. Daarnaast speelt sponsoring en subsidies een belangrijke rol. 

Andere opbrengst kan voortkomen uit bijvoorbeeld:

1. Verkoop van producten; denk aan museum- of tentoonstelling gerelateerde boeken en andere producten. Verkoop via de museumshop of online via een webwinkel. Zie ook Wiki Detailhandel en boekhouden met grootboek rekeningschema RGS.
     
2. Horeca; door het exploiteren van een koffiecorner tot compleet restaurant. Voor zover niet uitbesteed aan bijvoorbeeld een cateraar. Zie ook Wiki Horeca en boekhouden met grootboek rekeningschema RGS.
     
3. Verhuur van ruimtes; denk aan zalen voor besloten evenementen.
     
4. Uitlenen van eigen collectie; bijvoorbeeld aan andere musea.

Ook kleinere musea kunnen volgens ons met bovenstaande te maken hebben.  

Belastingdienst
"Stichtingen, verenigingen en vergelijkbare organisaties die wij hebben aangemerkt als culturele instelling, kunnen voor de vennootschapsbelasting zowel ondernemingsvermogen als niet-ondernemingsvermogen hebben. Een voorbeeld hiervan is een museum dat ook inkomsten behaalt met een museumwinkel". 

Btw
Het verlenen van toegang tot openbare musea of verzamelingen is onderhavig aan btw. 
Dit geldt ook voor de verkoop van artikelen via een museumshop en horeca.
In de praktijk kan dit best complex zijn. Zo kan een ander btw tarief gelden voor de verkoop van posters en ansichtkaarten met afbeeldingen van de eigen collectie, dan van dezelfde zaken uit de collecties van andere musea of verzamelingen.
Let op: voor tentoonstellingen (en beurzen) kunnen weer andere tarieven gelden dan voor musea.

Voor de geldende regelgeving van btw op dit moment wordt verwezen naar de Belastingdienst.   

Software voor musea
Naast de boekhouding is er voor musea sprake van specifieke software met functies als:

• Objectregistratie; bijhouden van collecties en online tonen collecties;
  Het gaat dan om eigen collecties, collecties in beheer voor derden en bruikleen.
  
  
• Ticketverkoop; met name online. Al dan niet met betaling via iDeal.
  
  
• Point of sale (POS); kassasysteem voor verkoop tickets ter plaatse via de museumshop en horeca; veelal op basis van pinbetalingen.
  Ook voorraad kan onderdeel uitmaken van een POS.
  
  
• Reservering en afhandeling van groepen voor rondleiding en zaalhuur.

Bovenstaande functies voor musea kunnen ook ingevuld worden door verschillende softwarepakketten (best of breed).
Met name voor het bijhouden van collecties en online tonen daarvan is (zelfs wereldwijd) gespecialiseerde software op de markt voor musea. Op die wijze kunnen musea hun collecties bij een zo groot mogelijk publiek online onder de aandacht brengen. 
We besteden daar verder geen aandacht aan op deze website.

Voor meer informatie over software voor musea verwijzen we naar Abonnementen- en Ledenadministratiesoftware op Softwarepakketten.nl.

Noemenswaardig

• Museumregister Nederland; de onafhankelijke stichting Museumregister Nederland toetst musea of deze voldoen aan de Museumnorm, het kwaliteitskader voor geregistreerde musea in Nederland. . 

Boekhouding musea
RGS MKB kan een handig (hulp)middel zijn om in elk geval te werken met een standaard rekeningschema voor musea.

Maar net als bij veel andere branches, denk aan logistiek, de agrarische sector en horeca, zijn er voor de boekhouding van een museum een aantal specifieke aspecten waarmee rekening gehouden dient te worden. 

We noemen de volgende boekhoud aspecten voor musea en tentoonstellingen, die deels hiervoor al aan de orde zijn geweest:

• Opbrengst op basis van toegangsgelden, horeca, rondleiding, zaalhuur, sponsoring en subsidie. Op basis van een of meer (sub)administraties wordt dan het grootboek bijgewerkt. Naast aparte software zijn er ook accountants- en administratiekantoren die gespecialiseerd zijn in de cultuursector in het algemeen of musea in het bijzonder. 
  
  Voor het grootboek kan voor de opbrengst van een museum of tentoonstelling aansluiting gezocht worden bij standaard rekeningen die beschikbaar zijn via RGS MKB. We noemen dan specifiek:
   
  
  • Toegangsgelden, rondleiding, zaalhuur en horecadiensten de grootboekrekeningen binnen de RGS groep "Opbrengsten uit het verlenen van diensten". Hier kan door een museum ook de opbrengst op geboekt worden die via de museumkaart is verkregen. Denk aan provisie bij verkoop van een museumkaart via een museum en de opbrengst die een museum krijgt via bezoekers met een museumkaart.
    
    Museumkaart
    Opbrengsten vanuit de museumkaart worden achteraf met de musea afgerekend. Dat betekent dat de omzet over december (en de herrekening over een heel jaar) van een bepaald jaar pas enkele weken later bekend is. Daar kan in de boekhouding rekening mee gehouden worden door een jaar pas af te sluiten qua boekhouding als het bedrag van betreffende nota bekend en geboekt is.
    
    Stel dat de creditnota vanuit de museumkaart een bedrag betreft van 3.000 euro excl BTW.

    In het jaar waarop de opbrengst betrekking heeft wordt dan geboekt:

    RGS-code / reknr	Naam	Debet	Credit
    BVorOvaNtp (14315)	Nog te ontvangen provisies	3.000,00
    WOmzNodOdl (80505)	Omzet diensten laagtarief		3.000,00

    In het nieuwe jaar wordt dan geboekt:

    RGS-code / reknr	Naam	Debet	Credit
    BVorDebHad (13011)	Debiteuren	3.270,00
    BSchBepBlv (16203)	Omzetbelasting leveringen/diensten laag tarief		270,00
    BVorOvaNtp (14315)	Nog te ontvangen provisies		3.000,00

    Vanuit de Stichting die de museumkaart uitgeeft wordt volgens ons een factuur gestuurd via het systeem van 'selfbilling'. 
    Dat betekent dat betreffende stichting een factuur stuurt naar het museum, maar wel uit naam van het museum.
    
    Desgewenst kan via 'eigen rekeningen' de opbrengst nog verbijzonderd worden. Als betreffend boekhoudpakket beschikt over meerdere boekingsdimensies dan adviseren we daar gebruik van te maken als verbijzondering van de omzet gewenst is.
      
  • Verkoop van artikelen uit de museumshop kan geboekt worden op de grootboekrekeningen binnen de RGS groep "Opbrengsten uit het leveren van handelsgoederen". 
    
    Voor de voorraad van museumartikelen kan gewerkt worden met de rekening Voorraad handelsgoederen.
    
    
  • Voor opbrengst uit subsidies is er de grootboekgroep subsidiebaten met rekeningen voor Overheidssubsidies, Ontvangen restituties en subsidies en de rekening Overige ontvangen subsidies..
    Zie ook de Wiki RGS MKB en subsidies in de boekhouding. 
     
  • Voor ontvangen sponsorgelden is er de grootboekgroep sponsorbijdragen met de rekeningen Sponsoring uit fondsenwerving en sponsorbijdragen.
     
• Online betalingen boeken: hiervoor zijn pinbetalingen aan de orde geweest, waarbij meestal een derde partij betrokken is. We hebben het dan over een Payment Service Provider (PSP). Een specifiek aandachtspunt is de verwerking van de betalingen via een PSP in de boekhouding. Hier wordt ook bedoeld de afhandelingskosten (veelal per transactie) die een PSP in rekening brengt.
     
• Alle overige financiële boekingen die bij een museum of tentoonstelling kunnen voorkomen. Denk hierbij specifiek aan:
   
  
  • Personeelskosten als sprake is van een museum met (betaald) personeel; er is dan sprake van een loon- en salarisadministratie als sprake is van 'eigen personeel.
  • Voorzieningen; denk aan onderhoud van gebouw.  
  • Bestemmingsreserve; voor aankoop collecties. 
  • Overlopende activa en passiva boeken, oftewel transitorische posten; denk met name aan vooruit ontvangen subsidies, als onderdeel van vooruit ontvangen baten. We hebben het dan over 'Overlopende passiva'.
    
• We noemen ook de begroting als onderdeel van de boekhouding. De begroting komt ook naar voren op de exploitatierekening (als onderdeel van het jaarverslag).
       

RGS

Hiervoor hebben we verwezen naar de nodige rekeninggroepen binnen RGS die volgens ons ook door stichtingen voor musea en tentoonstellingen gebruikt kunnen worden:

Tel hierbij op de vele andere standaard rekeningen in het RGS MKB decimaal rekeningschema (voor stichtingen en verenigingen). 

En we verwijzen naar de volgende wiki's:

• RGS en Stichtingen in de boekhouding;
• RGS en Commerciële stichtingen en verenigingen;
• RGS en Fondsenwervende organisaties (FWO) in de boekhouding.

Jaarrekening
In relatie tot RGS MKB verwijzen we naar het (voorbeeld)model Jaarrekening kleine fondswervende organisatie (FWO).  

Een belangrijk onderdeel van de exploitatierekening vormt de eerder genoemde begroting, naast de realisatie. 

Branchegericht voor museum en tentoonstelling 
Om te beginnen kan iedere stichting voor musea en tentoonstellingen rekeningen verbijzonderen. Binnen RGS MKB kan dit op rekeningniveau via de 'eigen rekeningen'. Denk bijvoorbeeld aan de verbijzondering van omzet. 

In de kostensfeer bij de administratie van een museum kan een rekening "Kosten tentoonstellingen" gewenst zijn als 'eigen rekening'. 
En in de kostensfeer wijzen we op de al bestaande rekeningen onder de groep "Huisvestingskosten". Denk hierbij voor een museum specifiek aan de grootboekrekeningen die er zijn voor:

• Beveiligingskosten;
• Energiekosten, verbijzonderd naar gas, water en elektra. Door een goede klimaatbeheersing voor kunstwerken binnen een museum kunnen de energiekosten behoorlijk oplopen. 
• Dotatie voorziening onderhoud gebouwen.

Mochten er specifieke rekeningen voor musea en tentoonstellingen zijn gewenst in RGS MKB dan horen we dat graag, voorzien van een of meer boekingsvoorbeelden. Zo nodig wordt dan gewerkt met specifeke brancherekeningen voor musea en tentoonstellingen.

Aanbeveling van onze kant
In standaard SBR RGS zijn er 2 rekeningen voor "Te vorderen subsidies" (overheid en niet overheid). Als je ontvangen subsidies wilt spreiden dan zou een rekening "Vooruitontvangen subsidies" nog handig zijn. Zo zijn er wel standaard rekeningen voor "Vooruitontvangen rente" en "Vooruitontvangen huren". "Vooruitontvangen subsidies" zou volgens ons prima in dat rijtje passen. 

Handig ook voor het spreiden van opbrengst over alle betreffende periodes.

Er kan natuurlijk ook gebruik gemaakt worden van de 'eigen rekeningen' in relatie tot de hiervoor genoemde rekening.

Deze bijdrage is mede tot stand gekomen door input van Wolf (Wolfgang) Deiters.