De horeca is de bedrijfstak en branche die alle eet- en drinkgelegenheden en bedrijven die logies verstrekken omvat. Het woord horeca is ontstaan en gevormd uit de woorden hotel, restaurant en café. Aldus Koninklijke Horeca Nederland (KHN).

Opbrengst in de horeca kunnen we administratief onderverdelen naar:

1. Omzet dranken alcoholisch; desgewenst zelf onder te verdelen naar wijn, bier en gedistilleerd.
2. Omzet dranken niet-alcoholisch; desgewenst zelf onder te verdelen naar koffie/thee en frisdrank. 
3. Omzet food c.q. keuken;
4. Omzet logies; 
5. Omzet zaalhuur;
6. Omzet horeca uitbesteed werk; denk aan catering.  
7. Omzet horeca overigen; denk aan gokkasten.

Gerelateerd aan RGS MKB hebben we het dan over omzet uit dienstverlening.

Op een soortgelijke wijze komen we dan tot een onderverdeling van de kosten, te weten:

1. Inkoop dranken alcoholisch; desgewenst zelf onder te verdelen naar wijn, bier en gedistilleerd.
2. Inkoop dranken niet-alcoholisch; desgewenst zelf onder te verdelen naar koffie/thee en frisdrank.
3. Inkoop food (keuken);
4. Overige directe kosten dienstverlening; 
5. Indirecte kosten dienstverlening.

Belastingdienst
Btw in de horeca is gerelateeerd aan de soort dienst (denk aan hotelovernachtig of zaalverhuur) en/of product (denk aan voedsel, drank alcohol met alcohol en alcoholvrij. Voor de laatste regelgeving op het gebied van horeca en btw wordt verwezen naar de website van de Belastingdienst.  

Betrouwbaarheid afrekensystemen
Bij een kassasysteem in onder meer de horeca speelt betrouwbaarheid een belangrijke rol. De Belastingdienst kent de startpagina voor Afrekensystemen (kassa).
Meer informatie over betrouwbaarheid van afrekensystemen is opgenomen in de Wiki RGS Detailhandel en boekhouden met grootboekschema RGS.

Auditfile Afrekensystemen
De Belastingdienst heeft een aantal jaren geleden (2008) de Auditfile Afrekensystemen in het leven geroepen (XAA). Volgens de Belastingdienst biedt de Auditfile Afrekensystemen voldoende mogelijkheden ten behoeve van Controle/Handhaving, Fiscaal onderzoek, Accountantsonderzoek en Interne beheersing om gegevens te communiceren voor controle- en analysedoeleinden, met als invalshoeken: transacties (artikelen, aantallen, prijzen, betaalwijzen), retouren, derving, e.d. Onder meer voor in de horeca.

De XAA is een standaard formaat waariin alle kassatransacties opgeslagen worden. Vervolgens kan de XAA beschikbaar gesteld worden aan de Belastingdienst en eventueel andere geïnteressseerden, zoals accountants- en administratiekantoren die voor de horeca branche werken.
In relatie tot Auditfiles, bewaarplicht en Stichting Betrouwbare Afrekensystemen (SBA) kent de Belastingdienst de eerder genoemde startpagina voor Afrekensystemen (kassa).

BI analyses voor de horeca
Met name voor administratie en accountantskantoren is de XAA een mooie standaard om te komen tot Bi analyses voor klanten in de horeca.

Software voor de horeca
Naast de boekhouding is er voor horeca sprake van specifieke software, waarbij het kassaysteem centraal staat. Ssteeds meer wordt gewerkt met online kassasystemen die afgestemd zijn op het gebruik via een webbrowser. Met koppeling van een of meer handhelds voor bestellen en/of betalen. 

Bij een kassasysteem (ook wel point of sale systeem - POS genoemd) onderscheiden we de volgende functies voor de horeca:

• Reservering en tafelindeling;
• Bestellingen;
• Betalingen; Pinafhandeling wordt veelal via een derde partij geregeld. 

Daarnaast kunnen de volgende functies, als het gaat om software voor de horeca, aanwezig zijn:

• Keukensoftware; met beheren en plannen van bestellingen.  
• Reservering en afhandeling van logies en zaalhuur.
• Voorraadbeheer.

We verwijzen naar specieke branchegerichte software voor de horeca.

Boekhouding
RGS MKB kan een handig (hulp)middel zijn om in elk geval te werken met een standaard rekeningschema voor de horeca.

Maar net als bij veel andere branches, denk aan advocatuur, musea en logistiek, zijn er voor de boekhouding van een horecabedrijf een aantal specifieke aspecten waarmee rekening gehouden dient te worden. 

We noemen de volgende boekhoud aspecten voor de horeca, die deels hiervoor al aan de orde zijn geweest:

• Opbrengst van food (bar, restaurant, etc) Naast aparte software zijn er ook accountants- en administratiekantoren die gespecialiseerd zijn in horecabedrijven. 
  
  Voor het grootboek kan voor de opbrengst van een horecabedrijf aansluiting gezocht worden bij standaard rekeningen die beschikbaar zijn via RGS MKB. We noemen dan specifiek:
   
  
  • Voor opbrengst van diensten de grootboekrekeningen binnen de RGS groep "Opbrengsten uit het verlenen van diensten".  
    
    Desgewenst kan via 'eigen rekeningen' de opbrengst nog verbijzonderd worden. Als betreffend boekhoudpakket beschikt over meerdere boekingsdimensies dan adviseren we daar gebruik van te maken als verbijzondering van de omzet gewenst is.
    
    Specifiek voor de horeca is eerder de opbrengst gespecificeerd. We komen daar verderop bij RGS op terug met enkele btranche specifieke rekeningen.
      
  • Voor verkoop van losse horeca producten de grootboekrekeningen binnen de RGS groep "Opbrengsten uit het leveren van handelsgoederen". 
    
    Voor de voorraad van losse producten kan gewerkt worden met de rekening Voorraad handelsgoederen.
    (als sprake is van een zekere omvang. Denk aan 'eigen' wijnflessen).

• Online betalingen boeken: hiervoor zijn pinbetalingen aan de orde geweest, waarbij meestal een derde partij betrokken is. We hebben het dan over een Payment Service Provider (PSP). Een specifiek aandachtspunt is de verwerking van de betalingen via een PSP in de boekhouding. Hier wordt ook bedoeld de afhandelingskosten (veelal per transactie) die een PSP in rekening brengt.
    
• Alle overige financiële boekingen die bij een horecabedrijf kunnen voorkomen. Denk hierbij specifiek aan:
  
  • Personeelskosten als sprake is van een transportbedrijf met personeel; er is dan sprake van een loon- en salarisadministratie als sprake is van 'eigen personeel. Denk ook aan overige personeelskosten, zoals ingehuurde zzp'ers.
  • Afschrijvingskosten; gericht op de inventaris van de zaak.
  • Huisvestingskosten; zoals de huur, servicekosten en energieverbruik.
  • Verzekeringskosten; denk aan een aansprakelijkheidsverzekering.
  • Verkoopkosten; zoals reclamekosten en website kosten. 
  • Overige kantoorkosten; zoals telefoonkosten en contributies.
       

RGS

Hiervoor hebben we verwezen naar de nodige rekeninggroepen binnen RGS die volgens ons ook door horecabedrijven gebruikt kunnen worden:

Tel hierbij op de vele andere standaard rekeningen in het RGS MKB decimaal rekeningschema.  

Branchegericht grootboekrekeningen voor de horeca 
Contact met meerdere accountants- en administratiekantoren maakt duidelijk dat er behoefte is aan enkele specifieke grootboekrekeningen voor de horeca in het RGS schema. Dit aansluitend op de eerder genoemde opbrengstverdeling in het grootboek. We komen dan op de volgende grootboekgroep (niveau 3) en onderliggende rekeningen (niveau 4):

1. Omzet horeca (groep WOmzHor / 80850);
2. Omzet dranken alcoholisch (rekening WOmzHorAlc / 80851); 
3. Omzet dranken niet-alcoholisch (groep WOmzHorNal / 80852); 
4. Omzet food c.q. keuken (groep WOmzHorFoo / 80854);
5. Omzet logies (groep WOmzHorLog / 80857); 
6. Omzet zaalhuur (groep WOmzHorZlh / 80858);
7. Omzet horeca uitbesteed werk (groep WOmzHorUiw / 80865);   
8. Omzet horeca overigen (groep WOmzHorOvr / 80867).

Aansluitend kan een horecabedrijf zelf rekeningen verbijzonderen. Binnen RGS MKB kan dit op rekeningniveau via de 'eigen rekeningen'. Denk bijvoorbeeld aan verbijzondering van de omzet dranken niet-alcoholisch, uitgaande van eeb 6-cijferig rekeningschema:

1. Omzet dranken niet-alcoholisch (rekening 808520); bestaande RGS rekening WOmzHorNal, zoals hiervoor genoemd.
2. Omzet koffie/thee; (rekening 808521); verwijst naar RGS code WOmzHorNal / 808520.
3. Omzet frisdrank; (rekening 808522); verwijst naar RGS code WOmzHorNal / 808520.

Voor de inkopen komen we dan tot de volgende grootboekgroep (niveau 3) en onderliggende rekeningen (niveau 4):

1. Kostprijs horeca (groep WKprHor) / 77100);
2. Horeca inkoop dranken alcoholisch (rekening WKprHorDah / 77101);
3. Horeca inkoop dranken niet-alcoholisch (rekening WKprHorDna / 77105);
4. Horeca inkoop food / keuken (rekening WKprHorFoo / 77110);
5. Horeca overige directe kosten dienstverlening (WKprHorDir / 77150);
6. Horeca indirecte kosten dienstverlening (WKprHorInd / 77170).

Ook voor kostprijs / inkopen horeca geldt dan dat verbijzondering van genoemde rekeningen mogelijk is op rekeningniveau via de 'eigen rekeningen'. 

Zie Openstaande punten RGS > Specifieke branchegerichte grootboekrekeningen Horeca.

Mochten er nog meer specifieke rekeningen voor de horeca zijn gewenst in RGS MKB dan horen we dat graag, voorzien van een of meer boekingsvoorbeelden. Zo nodig wordt dan gewerkt met specifeke brancherekeningen voor de horeca.