De detailhandel levert producten aan de consument. Dit in tegenstelling tot de groothandel die bedrijven levert aan andere bedrijven, zoals de detailhandel. De detailhandel wordt ook wel aangeduid als retail of kleinbedrijf. En detailhandel kan onderscheiden worden in food en non-food. Ook enkele dienstverlenende bedrijven, zoals kappers en schoonheidssalons, vallen onder de detailhandel. In de praktijk kan een detaillist ook leveren aan andere bedrijven. Denk aan de kantoorvakhandel als voorbeeld.

Opbrengst in de deatilhandel kunnen we onderverdelen naar productgroepen, filialen en bijvoorbeeld regio's. Deze onderverdeling is dan in de praktijk aanwwezig is een speciaal kassasysteem, ook wel point-of-sale systeem genoemd. In de boekhouding is de opbrengst verzameld naar btw cantegorie. Dit laatste komt verderop aan de orde.

Inkopen in de detailhandel worden, waar het gaat om producten, vaak op voorraad geboekt. Bij verkoop wordt deze voorraad dan weer afgeboekt. Om eind van het jaar (c.q. begin van het nieuwe jaar) de aanwezige voorraad te controleren met de administratieve voorraad (volgens het softwaresysteem) kan een winkel dan een dag (of deel daarvan) gesloten. Er vindt dan inventarisatie van de voorraad plaats waar voorraadverschillen kunnen optreden die administratief afgeboekt worden. Invetarisatie kan ook tussentijds plaatsvinden, al dan niet per productgroep. 

Belastingdienst
Btw in de detailhandel (waaronder ook horeca, kappers en schoonheidssalons, etc.) is gerelateerd aan het soort product of dienst.

Als er voornamelijk goederen of diensten aan particulieren worden geleverd dan wordt volgens de Belastingdienst de btw-aangifte berekend op basis van de kas- en bankadministratie. Dit is onder andere voor de detailhandel het geval. 

Voor de laatste regelgeving op het gebied van detailhandel en btw wordt verwezen naar de website van de Belastingdienst.

Betrouwbaarheid afrekensystemen
Bij een kassasysteem in de detailhandel en aanverwante branches speelt betrouwbaarheid een belangrijke rol. De Belastingdienst kent de startpagina voor Afrekensystemen (kassa).. Die website bevat de 'Handreiking voor een betrouwbaar afrekensyssteem'. In deze handreiking noemt de Belastingdienst het volgende "Wat verstaat de Belastingdienst oinder een betrouwbaar afrekensysteem", met daarbij de volgende informatie:

1. Registratie; het systeem ondersteunt de registratie van alle gebeurtenissen.
   Het afrekensysteem borgt dat alle registraties in het systeem vanaf het begin (ook als een transactie niet wordt afgerond) worden opgeslagen en bewaard. Aanpassing of verwijdering van gegevens blijft zichtbaar, bijvoorbeeld door tegenboekingen en/of logging. Zo blijft het controlespoor intact.
     
2. Integriteit: De gegevens zijn en blijven integer. Dat betekent:
   
   a. Juist, foutherstel blijft zichtbaar middels tegenboekingen.
   De juistheid van de gegevens wordt primair bij de registratie gerealiseerd. Bijvoorbeeld door automatisch en verplicht vullen van velden in combinatie met andere (waarschijnlijkheids-)controles. Volledigheid van de geregistreerde transacties wordt gewaarborgd door het uitsluitend controleerbaar kunnen wijzigen of verwijderen van gegevens en het beveiligen van de database.
   
   b. Volledig, dus geen ontbrekende gegevens.
   Volledigheid kan bijvoorbeeld worden vastgesteld aan de hand van checks zoals:
   - Aansluitende verbanden binnen het afrekensysteem,
   - Doorlopende nummering van transacties,
   - Hashing.
   
   c. Tijdig, dus toegerekend aan het juiste tijdvak.
   Het boeken en verantwoorden in het juiste tijdvak wordt gerealiseerd door het automatisch en beveiligd toekennen van timestamps aan transactieregels.
    
3. Bewaarplicht: De gegevens blijven de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar beschikbaar.
   De fiscale wetgeving bepaalt niet tot in detail inhoudelijk welke maatregelen de ondernemer moet nemen. Rechterlijke uitspraken laten zien dat een ondernemer zich niet kan beroepen op een tekort in het systeem, waarbij onvoldoende capaciteit aanwezig is om de gegevens voor 7 jaar te bewaren. Tegelijk met het enkelvoudig bewaren, worden geïntegreerde back-up- en recoveryprocedures door de Belastingdienst gezien als een belangrijke waarborg binnen een betrouwbaar afrekensysteem. Gedurende de bewaartermijn blijven de gegevens raadpleegbaar.
    
4. Rapportage: De rapportages uit het systeem zijn integer.
   Betrouwbare rapporten zoals dagafsluitingen, omzetrapporten per artikel(groep), per periode of per vestiging zijn zowel voor de ondernemer als de Belastingdienst van groot belang.
    
5. Controleerbaar: De gegevens uit het systeem zijn en blijven controleerbaar.
   Het controlespoor blijft altijd in stand. De reeks vastleggingen moet gevolgd kunnen worden van de uiteindelijke verantwoording terug naar de allereerste registratie. Daarom blijven alle kenmerken van een transactie op detailniveau bewaard. Daarmee kunnen de wijzigingen en correcties, zowel vóór het afsluiten van de transactie als die erna, aan de oorspronkelijke transactie worden gekoppeld. Wijzigingen binnen de transactie of tegenboekingen van de totale transactie blijven zichtbaar. Zaken verwijderen zonder dat er een vastlegging wordt gedaan, is niet toegestaan. Logging van handelingen (wie, wat, waar, wanneer) is voor de controleerbaarheid van wezenlijk belang. 

Auditfile Afrekensystemen
De Belastingdienst heeft een aantal jaren geleden (2008) de Auditfile Afrekensystemen in het leven geroepen (XAA), gericht op de detailhandel en aanverwante branches. Volgens de Belastingdienst biedt de Auditfile Afrekensystemen voldoende mogelijkheden ten behoeve van Controle/Handhaving, Fiscaal onderzoek, Accountantsonderzoek en Interne beheersing om gegevens te communiceren voor controle- en analysedoeleinden, met als invalshoeken: transacties (artikelen, aantallen, prijzen, betaalwijzen), retouren, derving, e.d.

De XAA is een standaard formaat waariin alle kassatransacties opgeslagen worden. Vervolgens kan de XAA beschikbaar gesteld worden aan de Belastingdienst en eventueel andere geïnteressseerden, zoals accountants- en administratiekantoren. Met versie 3.1 werd de mogelijkheid geïntroduceerd om te kiezen welke mate van detail via de XAA word geëxporteerd, met de bedoeling om journalisering flexibel te ondersteunen. Hierdoor wordt de functionaliteit van de XAA uitgebreid om rechtstreeks naar de financiële administratie te journaliseren, met daarbij de mogelijk om op diverse manieren te verdichten en tevens gebruik te maken van RGS.
In relatie tot Auditfiles, bewaarplicht en Stichting Betrouwbare Afrekensystemen (SBA) kent de Belastingdienst de eerder genoemde startpagina voor Afrekensystemen (kassa).

BI analyses voor de detailhandel
Met name voor administratie en accountantskantoren is de XAA een mooie standaard om te komen tot Bi analyses voor klanten in de detailhandel.

Software voor de detailhandel
Naast de boekhouding is er voor de detailhandel sprake van specifieke software, waarbij het kassaysteem centraal staat. Steeds meer wordt gewerkt met online kassasystemen die afgestemd zijn op het gebruik via een webbrowser. 

Bij een kassasysteem door de detailhandel (ook wel point of sale systeem - POS genoemd) onderscheiden zich tientallen functies. Hiervoor verwijzen we naar de Wiki Kassasoftware c.q. point- of sale software.  

Wat betreft betalingen is steeds meer sprake van pinbetaling, waaarbij een derde partij, Payment Service Provider (PSP), is betrokken.

We verwijzen naar specieke branchegerichte software voor de detailhandel.

Boekhouding
RGS MKB kan een handig (hulp)middel zijn om in elk geval te werken met een standaard rekeningschema voor de detailhandel.

Maar net als bij veel andere branches, denk aan de agrosector en logistiek, zijn er voor de boekhouding van een detailhandel specifieke aspecten waarmee rekening gehouden dient te worden. 

We noemen de volgende boekhoud aspecten voor de detailhandel, die deels hiervoor al aan de orde zijn geweest:

• Het boeken van opbrengst. Het gaat om de grootboekrekeningen binnen de RGS groep "Opbrengsten uit het leveren van handelsgoederen". Voor het leveren van diensten, zoals bij de hiervoor genoemde kappers- en schoonheidssalons, gaat het dan om de grootboekrekeningen binnen de RGS groep "Opbrengsten uit het verlenen van diensten".
  
  Desgewenst kan via 'eigen rekeningen' de opbrengst nog verbijzonderd worden. Als betreffend boekhoudpakket beschikt over meerdere boekingsdimensies dan adviseren we daar gebruik van te maken als verbijzondering van de omzet gewenst is.
  
  
• Voor de voorraad wordt dan gewerkt met de rekening Voorraad handelsgoederen.
  
  Bij verkoop kan dan de kostprijs verkopen (ook wel genoemd kostprijs van de omzet) geboekt worden met als tegenrekening de hiervoor genoemde voorraadrekening,

• Online betalingen boeken: hiervoor zijn pinbetalingen aan de orde geweest, waarbij meestal een derde partij betrokken is. We hebben het dan over een Payment Service Provider (PSP). Een specifiek aandachtspunt is de verwerking van de betalingen via een PSP in de boekhouding. Hier wordt ook bedoeld de afhandelingskosten (veelal per transactie) die een PSP in rekening brengt.
  
  
• Quasi goederen in de boekhouding met:
  
  • Eigen cadeaukaarten in de boekhouding;
  • Cadeaukaarten uitgegeven door derden in de boekhouding;
  • Verstrekken van zegels in de boekhouding;
  • Verstrekken van waardebonnen en de boekhouding.
    
• Emballage in de boekhouding; denk met name aan de food-sector met statiegeld op lege verpakkingen, zoals lege flessen.
  
  
• Alle overige financiële boekingen die bij de detailhandel kunnen voorkomen. Denk hierbij specifiek aan:
  
  • Personeelskosten als sprake is van een transportbedrijf met personeel; er is dan sprake van een loon- en salarisadministratie als sprake is van 'eigen personeel. Denk ook aan overige personeelskosten, zoals ingehuurde zzp'ers.
  • Afschrijvingskosten; gericht op de inventaris van de zaak.
  • Huisvestingskosten; zoals de huur, servicekosten en energieverbruik.
  • Verzekeringskosten; denk aan een aansprakelijkheidsverzekering.
  • Verkoopkosten; zoals reclamekosten en website kosten. 
  • Overige kantoorkosten; zoals telefoonkosten en contributies. 
  • Online betalingen boeken; zeker nu steeds meer detaillisten ook een webshop hebben.
  • Incourante voorraad afwaarderen en voorzieningen; denk aan incourantie bij seizoensinvloeden.
  • Inkoop met goederenontvangst en inkoopfacturen boeken; voorraad aanvullen met nieuwe inkopen.
        

RGS

Hiervoor hebben we verwezen naar de nodige grootboek rekeninggroepen binnen RGS die volgens ons prima door de detailhandel gebruikt kunnen worden.

Tel hierbij op de vele andere standaard rekeningen in het RGS MKB decimaal rekeningschema. 

Branchegericht voor de detailhandel 
Om te beginnen kan iedere detailhanddel bepaalde grootboekrekeningen verbijzonderen. Binnen RGS MKB kan dit op rekeningniveau via de 'eigen rekeningen'. Denk bijvoorbeeld aan de verbijzondering van omzet.

Mochten er specifieke grootboekrekeningen voor de detailhandel zijn gewenst in RGS MKB dan horen we dat graag, voorzien van een of meer boekingsvoorbeelden. Zo nodig wordt dan gewerkt met specifeke brancherekeningen voor de detailhandel.  

SBR RGS
In het RGS schema is een filter op “Afrekensystemen” opgenomen. Met RGS-codes die alleen van toepassing zouden zijn voor afrekensystemen. Het gaat dan om 65 RGS-codes op niveau 2, 3 en 4 (rekeningen). Met rekeningen als Tussenrekening kluis en Pinbetalingen. Opvallend is dat daar ook RGS-codes opgenomen zijn zoals Voorraad grond- en hulpstoffen, Handelsdebiteuren, Bank, Handelscrediteuren en Netto-omzet uit verkoop van handelsgoederen. Deze laatste rekeningen zijn volgens ons beslist niet alleen van toepassing voor Afrekensystemen.